Como Configurar um Flow

O Flow é um fluxo de trabalho, onde conseguimos desenhar, na Joinsy, todo o seu processo de compra, seja em uma licitação ou uma compra privada. O melhor é que essa estrutura é personalizável e com gatilhos de automação e notificações.

1. Criação e edição de um Flow

Para criar ou editar um Flow, basta ir no Painel Admin > Flows. Aqui você poderá criar um novo flow através do botão “Adicionar Flow”, ou editar clicando no “lápis” de cada flow criado, assim você poderá editar a nomenclatura, que é muito importante para identificar o fluxo que deseja:

É importante destacar que você pode criar diversos flow’s, isso garante que seus processos estejam sempre bem estruturados conforme a natureza da operação, seja uma licitação, cotação, compra direta…

Clicando em um Flow você será encaminhado para o estúdio de edição, onde você poderá definir as etapas de um Flow.

2. Desenhando seu Fluxo de Trabalho

Agora que você já clicou em um Flow e está no estúdio, deixa eu explicar como desenhar seu processo:

Se você está adicionando um flow novo, verá dois ícones, ao meio, um sinal de “+”. Os ícones da Joinsy e a bandeira sinalizam o início e fim do processo, eles são fixos e imutáveis, mas fique tranquilo, é apenas uma sinalização.

Clicando no “+” um campo de descrição será aberto, onde você preencherá o nome de etapa, ou status, se preferir. No meu exemplo, vou chamá-lo de “Análise de Oportunidade”. Não há limitação de quantidade de etapas.

3. Criando automações

Depois de criada a etapa, basta clicar nela para poder abrir o menu de criação de regras e gatilhos.

Ao clicar você terá o nome da etapa, o qual você poderá editar. Ao lado, o campo Evento deverá ser preenchido com a opção: Inclusão, Alteração e/ou Exclusão, definindo que aqueles gatilhos só serão ativados se a ação correspondente for feita.

Acima, você terá a opção de definição de cor daquela etapa, o que é muito útil para identificação da etapa no Calendário do Workflow.

Clicando no “+” você poderá criar um evento, que pode ser uma regra ou automação.

Ao clicar na criação de evento, duas abas aparecerá no topo da tela, onde você pode definir uma regra ou um gatilho.

Caso permaneça na opção Condições um campo de Tabela Base será solicitado, onde você informará onde está o campo que deseja, se no Processo — Dados do Processo — ou Empenhos, Contratos e Recursos.

Definindo, neste caso, a opção Processo, um campo à esquerda aparecerá para você definir qual campo você deseja utilizar como base de informação.

Cada campo tem uma natureza de preenchimento, podendo ser um campo de texto, um seletor, um campo de data, valor… então cada natureza de campo terá suas opções, pode ser: se está preenchido, se está vazio, se contém, se é igual a…

Neste exemplo, selecionamos a opção Abertura, que é o campo de data de abertura/encerramento do processo. Na sequência, selecionar a opção “É menor que”, isso porque eu desejo criar uma regra onde — um processo que esteja próximo da sua data de abertura — terá uma notificação para o usuário responsável. Então seleciono a opção “Data Atual”, já que desejo vincular há uma data recorrente, Menos, 1, Dia. 

Se você quiser que a notificação vá com mais antecedência, por exemplo, 3 dias, basta alterar o campo de data.

Agora na aba EVENTO, criaremos a regra.

Seguindo meu exemplo anterior, adicionaremos uma notificação para o usuário responsável pelo processo. Então seleciono a opção “Enviar Notificação”.

Os campos de Unidades de Negócio, Operadores dos grupos e Usuário são facultativos, mas você precisa selecionar ao menos 1 das opções. Além da listagem disponível, você verá um toggle, tanto no campo de Unidades de Negócio quanto Usuários. Selecionando essa opção, você definirá uma regra variável, conforme o processo, exemplo: se eu desejo que a notificação seja enviada sempre para 1 pessoa, eu seleciono o usuário, mas, se você deseja que a notificação seja sempre enviada para a pessoa que esteja responsável por aquele processo em específico, selecione o toggle. Essa opção é indicada quando você terá mais pessoas responsáveis por diferentes processos. Caso tenha mais de 1 operador preenchido no processo todos serão notificados.

Então basta preencher o Título do E-mail, Modelo de Mensagem e a Plataforma, de E-mail, WhatsApp ou Notificação. Caso não selecione e-mail, o título para Email será ignorado.

O toggle de “Notificar Criador do Processo?” notificará a pessoa que criou o processo.

Caso queira, você poderá definir mais Regras e Eventos clicando em “+”.

Lembrando que estes eventos e regras funcionarão apenas nesta etapa. Caso você queira a mesma regra em outra etapa, deve, na outra etapa, criar a mesma Regra/Evento.